Le cadre réglementaire des déplacements temporaires des personnels
L’article L723-1 du code général de la fonction publique prévoit que : “Les frais de déplacement des agents publics sont pris en charge par leur employeur” .
Pour les agents publics, il s’agit du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Ce décret prévoit la possibilité pour le ministère concerné de prendre un arrêté “lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières” (Article 1 et 7-1).
Ainsi, concernant un ministère il s’agit de l’arrêté du 9 juillet 2008 relatif aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils des ministères.
A la lecture de ces textes, la question de la réservation d’un billet de train en dehors des horaires de service n’est pas évoquée.
D’abord et pour illustration, si l'on prend l’article 4 de l’arrêté du MTECT, il ressort que : “Les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires inscrits sur les titres de transport.” Il est prévu en outre que “pour tenir compte du délai nécessaire à l'agent pour rejoindre le lieu de transport en commun et pour en revenir, un délai forfaitaire d'une heure est pris en compte dans la durée de la mission, ce délai s'appliquant deux fois : avant l'heure de départ et après l'heure de retour. En tenant compte de ces dispositions, la durée totale de la mission sera donc augmentée sur l’ordre de mission.
Ensuite, l’article 2 prévoit que : “Les dates et heures de début et de fin de mission donnant lieu à une prise en charge des frais de déplacements par l'administration sont indiquées sur l'ordre de mission”
Seul, l’article 3 mentionne explicitement des horaires : la période comprise entre 0 heure et 5 heures ouvrant droit sur présentation du justificatif de paiement à un “remboursement forfaitaire de frais d'hébergement" (chambre et petit déjeuner)”.
Dans de nombreuses situations, cela n'est pas le cas, ni pour le petit déjeuner, dès lors que celui-ci est remboursé sur le fondement des “frais d'hébergement”, incluant ainsi cumulativement la chambre ET le petit déjeuner.
Sur le cadre réglementaire lié à la durée du travail effectif
Une réservation de train à compter de 6h conduit les agents à effectuer du temps de travail effectif, dès lors qu’ils “sont à la disposition de leur employeur et doivent se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles” (Article 2 du décret n°2000-815 du 25 août 2000 relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l'État et dans la magistrature V. en ce sens CE, 2ème sous-section jugeant seule, 13/12/2010, 331658).
L’article premier de ce décret rappelle le principe de la durée annuelle du travail effectif de 1 607 heures maximum, « sans préjudice des heures supplémentaires susceptibles d'être effectuées. » L’article 3 impose des limitations de la durée du travail :
Hebdomadairement, heures supplémentaires comprises : 48h de travail effectif
Quotidiennement : 10h. Aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre six heures sans que les agents bénéficient d'un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes.
Sous réserve de ces obligations en matière de temps de travail, la réservation d’un trajet ferroviaire en dehors des horaires de service ne soulève pas de difficultés particulières, dès lors qu’elle ne dépasse pas le temps de travail quotidien.
Les modalités de remboursement et les conditions de validité de l’ordre de mission
Pour que les remboursements soient possibles, plusieurs conditions sont à respecter. L’article 2 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 prévoit que “l’agent en mission” est : l’agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Sont donc nécessaires les conditions suivantes :
Un ordre de mission inférieur à 12 mois ;
Un déplacement hors de la résidence administrative et familiale (cette notion peut faire l’objet de dérogation au moyen de l’arrêté ministériel) ;
Pour l'exécution du service.
Aucune mention n’est faite s’agissant des horaires de départ.
Puis, les justificatifs de paiement des frais de déplacement sont communiqués par l'agent au seul ordonnateur qui en assure le contrôle. Ils peuvent lui être fournis sous forme dématérialisée, cette dématérialisation étant native ou duplicative.
Enfin, l’article 3 de l’arrêté ministériel prévoit les montants des remboursements et les réductions en pourcentage de ceux-ci dans certains cas. Certaines hypothèses réduisent effectivement le montant du remboursement.
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